El material de oficina cuesta dinero. Gastar demasiado en los artículos que necesita para su oficina -tintas y tóner, bolígrafos, lápices, papel, suministros para laminar, cinta adhesiva- es un desperdicio de dinero que podría invertirse en el crecimiento de su empresa. Mantener el inventario de la oficina bajo control no sólo puede aflojar el presupuesto, sino que también puede asegurarle que tiene todos los suministros que necesita cuando los necesita.
Limitar el acceso
Lo primero que debe hacer al controlar el inventario de suministros de oficina es limitar el acceso al armario de suministros. Aunque los almacenes de suministros abiertos pueden ser una opción conveniente-permitiendo a los empleados recuperar los suministros a medida que los necesiten-es un método ineficiente cuando se trata de mantener el almacén bajo control.
El primer problema con un armario de suministros abierto es el rastreo. Cuando cualquiera puede coger los artículos que necesita en cualquier momento, los que gestionan los suministros pierden la capacidad de saber lo que está a mano en un momento dado. Algunas empresas establecen un registro, en el que los empleados pueden anotar qué artículos fueron tomados y cuándo.
Sin embargo, este método demuestra ser ineficiente. A menudo los empleados no están debidamente entrenados en el seguimiento de los suministros de oficina, o descuidan la introducción de lo que toman en el registro debido a la prisa o simplemente al olvido humano.
Hacer a una persona (o a un pequeño equipo de personas) responsable de dispensar los suministros de oficina permite a su empresa mantener un inventario mucho más preciso. También evita que se encojan (roben) y evita que los empleados tomen más de lo que realmente necesitan.
Tenga un procedimiento escrito
Puede parecer una cosa pequeña, pero tener un procedimiento escrito para la gestión del inventario puede marcar una gran diferencia en el control de su flujo de suministro. Sabes quién es el responsable de rastrear el inventario de la oficina y asegurarte de que los artículos que necesitas están ahí cuando los necesitas. Los empleados que necesitan artículos saben a quién contactar cuando los necesitan. Especifica cómo se rastrea el inventario. Todo el mundo conoce los detalles de cómo se gestiona el material de oficina.
Sobre todo, establece el tono de expectativa, es decir, muestra que se espera que todos sigan el procedimiento tal como está escrito. Esto también puede ayudar a identificar los problemas de formación y a controlar el cumplimiento de la política.
Seguimiento
El seguimiento de su inventario es esencial para el control del mismo. El seguimiento significa llevar un registro u hoja de cálculo de lo que compras o un sitio online como selfpaper, la rapidez con la que se usa y la frecuencia con la que se pide más. Hay varias maneras de rastrear tu inventario. Puedes hacerlo manualmente, a través de un software de seguimiento, o puede ser subcontratado a un proveedor de control de inventario.
Agrupación
Un método para ayudar a rastrear es agrupar los artículos como si estuvieran juntos. Por ejemplo, todos los útiles de escritura podrían mantenerse juntos, como bolígrafos, lápices, rotuladores, resaltadores y todos los elementos de archivo necesarios, como las carpetas de archivo de Manila y las carpetas colgantes. Esto hace que los suministros de oficina sean más fáciles de encontrar y rastrear.
Esto no sólo ayuda al rastreo, sino que también es el mejor sistema para organizar su espacio de almacenamiento. Esto ayudará a eliminar el tiempo extra que se gasta en buscar el artículo correcto. También hará que el almacenamiento sea más fácil y preciso. Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar.
Estableciendo el punto de reordenación
¿Cuánto papel usas en una semana? ¿Cuántos bolígrafos negros tienes que reemplazar en un mes? Saber cuánto usas de cada artículo que mantienes almacenado es lo que te dirá cuánto debes tener a mano, y cuándo es el momento de hacer un pedido.
Un punto de reabastecimiento para los suministros de oficina es lo mismo que para los suministros de mantenimiento, producción y stock de productos, es el nivel de inventario lo que te impulsa a pedir más. Cuando decidas tu punto de reordenación, debes tener en cuenta cuánto usas de un artículo y con qué rapidez. También debe tener en cuenta el tiempo de entrega y las posibles demoras.
Una vez que conozcas tus puntos de reabastecimiento, tal vez quieras considerar la posibilidad de establecer un proceso de reabastecimiento automatizado. El reordenamiento automatizado puede ayudar a aliviar la administración del inventario asegurando que las necesidades de suministros de oficina se satisfagan siempre. Puedes esperar entregas puntuales y nunca tendrás que preocuparte si algo se ha olvidado o descuidado.